Politik

Det er CCL Scandinavia A/S politik at leve op til kravene i persondatalovgivningen. Dette betyder, at vi:

kun behandler personoplysninger til bestemte formål og på grundlag af klare hjemmelsgrundlag,
kun behandler personoplysninger, der er nødvendige til opfyldelsen af de angivne formål og
sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Behandling af personoplysninger

CCL Scandinavia A/S behandler persondata med følgende formål:

Personaleadministration: Behandling af oplysninger om ansøgere, ansatte og tidligere ansatte.
Salg: Medarbejderes CV og andre personlige dokumenter kan indgå i tilbud og kontrakter.
Indkøb: Leverandørstyring og kontrakter.
Kvalitet: Opretholdelse af kvalitetsregistreringer.
IT: Styring af adgangsrettigheder til CCL’s IT-systemer.
Bestyrelse og ejerkreds: Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og ejere.

Kategorier af oplysninger

De oplysninger, der behandles om ovennævnte er identifikationsoplysninger og foto samt oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet til brug for administration, herunder uddannelse, kurser og certifikater, stilling, lønforhold, pension, personalegoder, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, personalepapirer og sygefravær. Derudover sker det (sjældent), at der behandles særlige kategorier af oplysninger, som f.eks. vaccinationsattester eller straffeattester.

Kilder til oplysninger

Udover fra personen selv, kan oplysninger i nogle tilfælde komme fra andre, f.eks. SKAT.

Lovlig hjemmel til behandling

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har en lovlig grund i forhold til et specificeret formål, f.eks.:

CCL Scandinavia’s berettigede legitime interesser, hvor de registrerede medarbejderes ret til beskyttelse af persondata ikke anses at gå forud – f.eks. i forhold til personaleadministration,

på baggrund af indgået kontrakt og/eller samtykke fra den registrerede samt
behandling efter lovkrav.

Hvis vi undtagelsesvis skal behandle særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger), f.eks. om helbred, sker behandling altid på baggrund af udtrykkeligt samtykke fra den registrerede eller såfremt der er udtrykkelig lovhjemmel hertil.

Videregivelse af oplysninger

Internt er det udelukkende medarbejdere, der har et fastlagt legitimt behov for at tilgå og behandle personoplysninger, der har adgang. Personoplysninger videregives til tredjeparter, som bistår CCL med at håndtere rekruttering og personaleadministration, herunder håndtering af lønudbetaling, hosting af IT-systemer m.v. Der indgås databehandleraftaler med sådanne samarbejdspartnere, som behandler persondata på CCL’s vegne.

Vi har også mulighed for at dele personoplysninger med CCL's koncernforbundne selskaber i det omfang, disse kan stille tilstrækkelige garantier for beskyttelse af persondata. Den administrerende direktør sikrer de til enhver tid nødvendige dokumenter herunder eventuelle nødvendige Binding Corporate Rules, Comission Standard Clause mv.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Alle persondata opbevares sikkerhedsmæssigt forsvarligt og beskyttes mod utilsigtet anvendelse. Data af såvel personfølsom, som fortrolig og almindelig art alene opbevares på særligt beskyttede drev i CCL Scandinavia’s IT-systemer og fysiske dokumenter med persondata opbevares i aflåste skabe.

De personoplysninger, der behandles om medarbejdere, opbevares under ansættelsesforholdet og i en periode herefter efter følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Ved eventuel fratræden, opbevarer CCL Scandinavia persondata i det omfang, det er nødvendigt i forhold til gældende lovgivning og for at kunne dokumentere udført arbejde overfor tredje part. Der tages konkret stilling til hvor længe oplysningerne gemmes ved ansættelsens ophør
Oplysninger om jobansøgere kan gemmes i indtil 6 måneder efter, at jobbet blev besat.

Registreredes rettigheder

Den registrerede person, har ret til, at:

få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om vedkommende,
gøre indsigelse mod, at oplysninger behandles,
tilbagekalde et eventuelt samtykke og
få sine oplysninger udleveret.

Hvis de oplysninger, der behandles, er forkerte, har man ret til at få dem rettet eller slettet.

Henvendelse herom kan ske til CCL’s administrerende direktør. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andres privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Medarbejdere gøres bekendt med CCL’s persondatapolitik og deres rettigheder dels gennem oplysning ved ansættelse og dels gennem Personalehåndbogen, som udleveres ved ansættelse. I forbindelse med ansættelse skal det fremgå af ansættelseskontrakten, at personalehåndbogen er udleveret og læst.

Dataansvarlig

Den administrerende direktør er overordnet dataansvarlig for persondata i CCL Scandinavia A/S. De enkelte afdelingschefer er dataansvarlige for persondata indenfor deres respektive afdelinger.

Sikkerhedsbrud

CCL har vedtaget en sikkerhedspolitik, der bl.a. indeholder beredskabsplan for håndtering af evt. brud på sikkerheden. Den enkelte medarbejder har pligt til, ved brud på datasikkerhed, straks, at underrette den administrerende direktør herom for igangsættelse af nødvendige handlinger. Den administrerende direktør er ansvarlig for denne persondatapolitik og for IT-sikkerhed og nødvendige øvrige beskyttelses-foranstaltninger, herunder anmeldelse til Datatilsynet senest 72 timer fra hændelsen er indtruffet.

Sletning af persondata

Ved eventuel fratræden, opbevarer CCL Scandinavia persondata i det omfang, som er nødvendigt i forhold til gældende lovgivning og for at kunne dokumentere udført arbejde overfor tredje part. Dataansvarlige er ansvarlige for, at data af personfølsom/ fortrolig art slettes/makuleres senest 5 år efter fratræden jf. skriftlig procedure, evt. databehandleraftaler og/eller Binding Corporate Rules og/eller Comission Standard Clause.

CCL Scandinavia A/S

Ny Vestergårdsvej 11, DK 3500 Værløse

cclscan@cclint.com / +45 44 35 08 11 / CVR: 65337819

Politik

KONTAKT OS

Kontaktoplysninger